Je kassa (POS) systeem of ERP systeem koppelen met je webshop in 2019

Regelmatig vragen groothandels en fabrikanten welk ERP systeem geschikt voor hen is. Ook retailers vragen dat vaak, hoewel dan de focus wat meer op kassa- of pos systemen gericht is. Het antwoord op die vraag is natuurlijk per branche en bedrijf verschillend.

Omdat kassasystemen, possystemen, boekhoudsoftware en ERP systemen vaak overlappende functionaliteiten hebben, beantwoorden we in dit artikel de volgende vragen:

Wanneer kies je voor een POS – Kassasysteem?

Als je klanten bij je langskomen en bij je afrekenen, dan is POS (point of sale) en kassa functionaliteit van belang. Je maakt dan handig een nieuwe order aan, bijvoorbeeld door producten te scannen. Je registreert de betaalmethode (bijvoorbeeld cash of pinnen) en die geldstromen zijn dan meteen gekoppeld.

Pos en kassasystemen hebben vaak functionaliteit op ERP gebied. Denk aan voorraadbeheer, prijs en product informatie etc. Voor veel winkels fungeert het POS / Kassasysteem dan ook als hun ERP systeem. 

POS / Kassasystemen hebben meestal geen ‘boekhoud’ functionaliteit. Vaak wordt daarom het POS systeem niet alleen aan een webshop, maar ook aan een boekhoudsysteem gekoppeld. 

Welke specifieke functionaliteiten van je POS of Kassasysteem heb je nodig?

Wat voor jou belangrijk is, hangt af van de aard van je winkel. Zo heeft een fiets vakhandel vaak een werkplaats en daarom functionaliteit nodig om dat handig af te rekenen. Een geschikt systeem is dan vaak Vendit. In de modebranche heb je veel producten in veel varianten op basis van bijvoorbeeld kleur, lengte-, breedte- en cupmaten. Dan zijn systemen als Softwear, SRS of StoreCtrl geschikter.

Waarom je webshop koppelen met een POS of kassasysteem?

Winkeliers die een webshop én een fysieke winkel hebben, maken vaak gebruik van dezelfde voorraad. Dit valt te reguleren met een web-based kassasysteem. Hiermee kun je ervoor zorgen dat je voorraad in je webshop en fysieke winkel realtime up to date is. Daarmee voorkom je dat je kopers moet teleurstellen! 

Een koppeling tussen de webshop en het kassasysteem voorkomt onder andere:

  • Dubbele invoer van gegevens: je kunt de productinformatie eenvoudig overzetten tussen webshop en fysieke winkel;
  • Verkoop van producten die eigenlijk al verkocht zijn!

Op zoek naar een kassasysteem voor je fysieke winkel? Of heb je een fysieke winkel en wil je hiernaast een webshop opzetten? 

Welke soorten Kassa of Pos systemen zijn er?

Er bestaan twee soorten kassasystemen of POS systemen: een online (web-based) systeem en een lokaal systeem.

Een online of web-based POS systeem

Een web-based Point of Sale systeem (POS) werkt via het internet. Je hoeft in dit geval geen software lokaal op je eigen PC of tablets te installeren. Het systeem staat op een server van je leverancier en je kunt er overal bij.

Voordelen:

  • Meestal lagere kosten voor installatie, support en onderhoud, omdat je leverancier op afstand kan meekijken;
  • Realtime voorraadsynchronisatie met je webshop mogelijk, zodat je geen “nee” hoeft te verkopen;
  • Overal toegang tot je systeem en gegevens;
  • Geen investering in dure servers, een normale computer of tablet is vaak goed genoeg!

Nadelen:

  • Je hebt een betrouwbare internet verbinding nodig.

Een klassieke desktop POS applicatie

Bij een lokale POS oplossing is de software op je eigen computer geïnstalleerd.

Voordelen:

  • Een internet verbinding is niet per se nodig;
  • Geen maandelijkse hosting kosten (let op: vaak wel een kostbaar onderhoudscontract).

Nadelen:

  • Geen realtime voorraad synchronisatie met de webshop (vaak wel periodiek in te stellen);
  • De gegevens staan slechts op bepaalde computers;
  • Vaak hogere onderhouds- en installatiekosten.

Met welke kassa- of POS systemen kunnen we je webshop koppelen?

Wij kunnen je webshop koppelen met:

  • Valk Software – ProPoss
  • Vendit
  • Easypos
  • ACA Classic, ACA Winstore, ACA LIV’ en ACA XPRT
  • StoreCtrl
  • SRS
  • Softwear
  • Winpos van R2 Retail
  • Overige Kassa of POS software

Valk Software – ProPOSS

ProPOSS® is een afkorting van Professioneel Point Of Sale Systeem. Honderden zelfstandige winkeliers maar ook grote winkelketens maken gebruik van het complete winkelautomatisering- en kassasysteem.

ProPOSS biedt de winkelier:

  • POS – kassa functionaliteit
  • Voorraadbeheer
  • Besteladvies
  • Inkoop
  • Ontvangstbeheer
  • Automatische aanmaak barcode- en prijslabels
  • Klantbeheer

Met onze webshop koppeling bespaar je dubbel invoer werk en voorkom je dat je artikelen online verkoopt die je in de winkel niet meer op voorraad hebt. Ideaal!

Vendit

  • Heb je een fysieke winkel of groothandel?
  • Gebruik je het Vendit kassasysteem?
  • Wil je een webshop starten of jouw online en offline voorraad eenvoudig beheren?

In dat geval bieden wij de mogelijkheid aan om jouw webshop te koppelen met het kassasysteem van Vendit. Hierdoor is het makkelijker om vanuit dezelfde productvoorraad zowel in je fysieke winkel als ook in je webshop te verkopen. Met meer dan 10.000 gebruikers actief in 40 verschillende branches, is er voor iedere klant wel een passende oplossing te bedenken!

De koppeling met het Vendit systeem bestaat uit de volgende onderdelen:

  • Eenmaal per dag producten vanuit het Vendit systeem naar de webshop te synchroniseren
  • Ieder half uur een een voorraad update vanuit het Vendit systeem naar de webshop
  • Ieder half uur stuurt het systeem alle order- en klantinformatie van de webshop naar het Vendit systeem, zodat ook daar de voorraad en klantgegevens up-to-date blijven.

EasyPOS

Het EasyPOS kassasysteem is speciaal ingericht voor mode en retail. EasyPOS heeft veel mogelijkheden (zoals je hier kunt lezen), maar is toch erg gebruiksvriendelijk. Dit kassasysteem is eenvoudig te koppelen met jouw webshop door middel van een API-dataconnector.

Heb je jouw fysieke winkel laten automatiseren door EasyPOS? Dan regelen wij een koppeling met jouw webshop!

De koppeling scheelt je veel tijd op het gebied van voorraadupdates en invoer van productinformatie.

ACA Classic, ACA Winstore, ACA LIV’ en ACA XPRT

ACA heeft twee vier verschillende kassaoplossingen en backoffice programma’s:

  • ACA Classic
  • ACA Winstore
  • ACA LIV’
  • ACA XPRT
 
ACA Classic

Ben je gebruiker van ACA Classic? Update dan de voorraad van jouw webshop met de ACA Classic informatie.

ACA Classic is een degelijk, veel gebruikt en al jarenlang bestaand kassasysteem bij onder andere kledingwinkels, sportwinkels en schoenenwinkels. Het systeem draait onder DOS. Door de wat verouderde architectuur van het systeem is het helaas voor geen enkele webwinkel leverancier mogelijk een realtime koppeling te maken.

We kunnen echter wel in de webshop voorraden en productinformatie regelmatig inlezen vanuit ACA Classic.

ACA Winstore

Gebruik je ACA Winstore in jouw schoenenwinkel, modezaak of sportstore? Dit systeem is geschikt om met meerdere filialen te werken, te koppelen aan meerdere webshops én te koppelen aan verschillende ERP systemen.

De winkel automatiseringsleverancier ACA levert als basisproduct voor de automatisering van schoenen-, mode- en sportwinkels ACA Winstore. Hierin staan automatisering van verkoop- en administratieprocessen centraal. Door meer inzicht te krijgen in bijvoorbeeld je artikelbeheer, bespaar je vervolgens weer op de kosten en onnodige “nee” verkopen. Als webwinkel specialist in deze branches levert H1 een koppeling.

Dat betekent dat jouw voorraad synchroniseert en dat je de productinformatie uit ACA Winstore in jouw webshop kunt plaatsen. Het bespaart veel tijd!

ACA LIV’

ACA LIV’ is een 100% browser-based kassasysteem en werkt eenvoudig met iOS, Android en Windows. Dit systeem is speciaal gemaakt voor de modebranche en zorgt ervoor dat je up-to-date informatie altijd binnen handbereik hebt. Je kunt dit systeem namelijk gebruiken op meerdere devices: van computer tot smartphone.

Ook met dit kassasysteem kan H1 eenvoudig een koppeling met jouw webshop realiseren.

ACA XPRT

ACA XPRT is de oplossing voor wholesale organisaties. Deze softwareoplossing biedt je de mogelijkheid om alle businessmodellen die in een bedrijf van toepassing kunnen zijn, te ondervangen in de software. Naast het traditionele businessmodel ondersteunt XPRT ook andere samenwerkingsvormen voor wholesale organisaties, zoals shop-in-shops en consignatie. XPRT ook het ERP systeem integreren. De mogelijkheden met deze oplossing zijn eindeloos wanneer de koppeling is gemaakt met jouw webshop. Zo kun je de prijzen van verschillende webshops definiëren.

StoreContrl

  • Heb je een fysieke winkel of groothandel?
  • Gebruik je het StoreContrl kassasysteem?
  • Wil je een webshop starten of jouw online en offline voorraad eenvoudig beheren?

In dat geval bieden wij de mogelijkheid aan om jouw webshop te koppelen met het kassasysteem van StoreContrl. Hierdoor is het makkelijker om vanuit dezelfde productvoorraad zowel in je fysieke winkel als ook in je webshop te verkopen.

De koppeling met StoreContrl bestaat uit de volgende onderdelen:

StoreContrl koppeling Basis:

  • Producten vanuit StoreContrl naar de webshop synchroniseren
  • Er vindt een realtime voorraad check plaats
  • Doorsturen van order en klant informatie.

StoreContrl koppeling Contactbeheer:

  • Klanten van shop naar StoreContrl
  • Klanten van StoreContrl naar shop
  • Realtime bijwerken klantinfo

Het kassasysteem van StoreContrl wordt in het Noorden van het land geleverd door Casacom. In het zuiden van Nederland en België levert Janssens Kassasystemen StoreContrl.

SRS

Heb je je winkel geautomatiseerd met SRS? Dan hebben wij een mooie koppeling voor je.

Om winkels die geautomatiseerd zijn met SRS veel werk uit handen te nemen, hebben wij in samenwerking met kassasysteem leverancier SRS een webshop koppeling gerealiseerd. Artikelen die je in SRS invoert, plaatst het systeem automatisch in je webshop. Omdat een goed voorraadbeheer van belang is, wordt de voorraad real-time opgehaald vanuit het systeem van SRS. Zodra een klant in de webshop een bestelling plaatst, stuurt het systeem deze informatie direct door naar SRS.

De voordelen van deze koppeling tussen fysieke winkel en webshop:

  • Je hoeft de producten maar op één plek in te voeren, geen dubbel werk;
  • Je kunt met een gerust hart je winkelvoorraad als webshop voorraad gebruiken;
  • Realtime check – je webshop klanten kunnen geen artikel bestellen dat reeds in de fysieke winkel verkocht is.

Softwear

Je hebt een fysieke modewinkel en je wilt daarnaast een webwinkel starten. Maar hoe moet dat nou? Wat gebeurt er als je de enige Levi’s 501, maat 32- 36 in je winkel verkoopt, terwijl je die ook in de webshop aanbied?

Als je in de gewone winkel gebruik maakt van een ERP- en/of kassasysteem waarmee je de voorraden beheert, dan is het gemakkelijk dat de webshop met dat systeem gekoppeld is.

Veel fysieke modewinkels hebben hun processen geautomatiseerd met de ERP- en kassasystemen van het bedrijf Softwear. Softwear automatiseert al ruim 30 jaar winkels en groothandels in de modesector, kinderkleding winkels, schoenenwinkels en ondermode- en lingeriewinkels. Hun software is volledig gericht op de specifieke behoefte in de kledingbranche. Denk bijvoorbeeld aan de vele maten en kleurvarianten van je producten.

Softwear x H1 koppeling

Om modewinkels en groothandelaren ideale werkprocessen te bieden, hebben wij in samenwerking met Softwear een webshopkoppeling gerealiseerd. Alle artikelen die je in Softwear invoert, plaatst het systeem automatisch in jouw webshop. Ieder artikel dat je in Softwear toevoegt, staat direct in de webshop. Omdat een goed voorraadmanagement erg belangrijk is, haalt het systeem van Softwear de voorraad niet alleen ’s nachts, maar real-time op. Zodra een klant in de webshop een bestelling plaatst, stuurt het systeem deze direct door naar jouw ERP pakket waarvandaan je de bestelling kunt verwerken.

De voordelen van deze koppeling tussen de webshop en fysieke winkel zijn:

  • Je hoeft de producten maar op één plek in te voeren, geen dubbel werk;
  • Je kunt met een gerust hart je winkelvoorraad als webshop voorraad gebruiken;
  • Realtime check – je webshop klanten kunnen niet een in de gewone winkel verkocht artikel bestellen.

Er zijn drie versies van de koppeling:

Basiskoppeling:

  • Producten vanuit Softwear naar de webshop overzetten
  • Realtime voorraad check
  • Doorsturen van order en klantinformatie
  • Wanneer productafbeeldingen in Softwear staan, dan neemt het systeem deze niet mee i.v.m. de kwaliteit van deze foto’s. De webshop beheerder voegt afbeeldingen zelf aan de webshop toe.

Klantenkoppeling:

  • Klanten van shop naar Softwear
  • Klanten van Softwear naar shop
  • Realtime bijwerken van klantinformatie

Kadobon koppeling:

Softwear kortingsbonnen zijn ook te gebruiken in de webshop.

WinPOS van R2 Retail

Heb je jouw fysieke winkel laten automatiseren door R2 Retail? Dan regelen wij een koppeling met jouw webshop!

R2 Retail uit Sittard levert het winkel automatiseringssysteem WinPOS. Met WinPOS krijg je inzicht in managementinformatie, klanten en verkoopresultaten. Het WinPOS kassasysteem is een snel, gebruiksvriendelijk en compleet afreken programma. H1 heeft een koppeling met deze software gerealiseerd. Deze koppeling maakt het mogelijk om de voorraad te synchroniseren tussen webshop en winkel, kan verkoop rapportages uit de webshop halen en synchroniseert klantinformatie realtime. 

De koppeling scheelt je veel tijd op het gebied van voorraad updates en invoer van productinformatie.

Staat jouw kassa- of POS systeem niet in bovengenoemde lijst? Wij kunnen hoogstwaarschijnlijk wel een koppeling realiseren tussen jouw kassasysteem en jouw webshop. Neem gerust contact met ons op via het contactformulier.

Wanneer kies je een ERP of  boekhoudsysteem?

Ieder bedrijf moet een administratie voeren. Veel bedrijven hebben specifieke financiële, logistieke en inkoopprocessen. Een ERP systeem helpt je hiermee. ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Een ERP systeem maakt je organisatie effectiever, efficiënter en sneller. 

Waarom je ERP koppelen aan je webshop? 

Werk je met een boekhoud of ERP systeem? Hoe handig zou het zijn om een koppeling te maken tussen de webshop en het ERP systeem? Dit bespaart je veel dubbel werk en tijd.

Afhankelijk van jouw ERP of Boekhoudsysteem kunnen we zorgen voor het volgende:

  • Je hoeft product informatie niet dubbel in te voeren
  • Je voorraad synchroniseert, zodat je geen artikelen verkoopt die je niet hebt of kunt verkopen
  • Je prijsinformatie is accuraat, zodat iedereen de juiste prijs betaalt. Zelfs als je prijsafspraken per klant hebt gemaakt. 
  • In B2B omgevingen waarbij je klanten achteraf betalen, hou je kredietlimieten automatisch in de gaten.
  • Klanten kunnen hun facturen, orders en/of kredietlimieten inzien
  • En nog veel meer

In dit artikel bespreken we mogelijke koppelingen tussen jouw webshop en verschillende ERP systemen.

Wij hebben koppelingen met verschillende leveranciers van ERP systemen. Staat jouw leverancier er niet bij? Neem dan gerust contact met ons op. Wij kunnen bijna altijd een webshop koppeling realiseren.

Met welke ERP of Boekhoudsystemen kan je je webshop koppelen?

Wij kunnen je webshop koppelen met de volgende ERP en Boekhoudsystemen:

  • ACA
  • Softwear
  • King Business Software
  • Unit4 Multivers
  • Visma – Accountview
  • Exact Online
  • Exact Globe
  • Asperion

Hieronder vind je de pakketten waar H1 een koppeling mee heeft.

King Business Software

King business helpt al bijna 40 jaar ondernemers met hun administratieve automatisering. Niet alleen levert Quadrant met King degelijke software voor je boekhouding en facturatie, er zijn onder andere ook modules voor relatiebeheer, urenregistratie, productie en POS (Point of Sale) software voor retail.

De koppeling tussen jouw webshop en het ERP systeem van King werkt je voorraad bij en maakt het mogelijk dat je de producten niet dubbel hoeft in te voeren. De koppeling leest alle orders in zodat je deze niet opnieuw hoeft in te boeken.

Hiermee is de H1 x King combinatie ideaal voor de groothandel en de retail.

Unit4 Multivers

Unit4 Multivers is een boekhoudsysteem voor ondernemers en bestaat al bijna 40 jaar. te koppelen aan je webshop. Unit4 Multivers levert onder andere:

  • Administratieve software voor de boekhouding
  • Financieel-logistieke software voor handelsbedrijven
  • Kassa software voor de detailhandel

Wij realiseren graag een op maat gemaakte koppeling voor je!

Visma – Accountview

Gebruik je Accountview van Visma Software? Dan kunnen we je webshop koppelen aan je administratie. Dat scheelt veel extra werk, waaronder het invoeren van orders en/of producten.

Producenten, handelsbedrijven, retail en administratiekantoren maken gebruik van Accountview. Visma biedt software aan voor solo bedrijven, middelgrote teams en grote ondernemingen.

Wij realiseren graag een webshop koppeling om jouw administratieve processen te stroomlijnen!

Exact

Ben je gebruiker van Exact Software? Dan kunnen we je webshop koppelen aan je administratie. Want waarom zaken dubbel invoeren?

De ERP software van Exact brengt financiële, logistieke, project gerelateerde en administratieve bedrijfsprocessen onder in één systeem. Productiebedrijven, groothandelaren, retailers en heel veel webwinkels maken gebruik van Exact.

Of je nu Exact Online gebruikt, Exact Globe of Exact Globe Next, wij realiseren de koppelingen precies zoals jij dat wenst.

Asperion boekhoudsoftware

Naast het beheren van de webshop, zul je ook flink wat tijd kwijt zijn met administratieve werkzaamheden. Het overtypen van bestellingen of facturen uit de webshop in jouw boekhoudprogramma neemt veel tijd in beslag. Om dit proces efficiënter te laten verlopen, bieden wij, in samenwerking met Asperion, een koppeling aan met Asperion boekhoudsoftware.

Met de koppeling exporteer je relevante data uit jouw webshop en importeer je deze data in de online boekhoudsoftware van Asperion in slechts enkele muisklikken. Je kunt zelf kiezen welke data je wilt exporteren en met welke regelmaat je dit doet. De bestel- of facturatie gegevens zijn dus eenvoudig, snel, foutloos en op het moment dat jij dat wenst over te zetten.

Er zijn drie mogelijke varianten voor een koppeling tussen de webshop en Asperion:

  • De Download / upload connection is gebaseerd op manuele bestandsuitwisseling, waarbij je zelf de data uit de webshop download en dit vervolgens met de import functie in Asperion upload.
  • Met de Online Extended connection gaat de data overdracht tussen de webshop en Asperion automatisch en heb je altijd de beschikking over actuele webshop data.
  • De Online Advanced connection biedt dezelfde mogelijkheden als de Online Extended connection en kan daarnaast ook data terugsturen naar de webshop over de orderstatus en voorraadniveau.

De Asperion boekhoudsoftware is, net zoals de webshop, modulair opgebouwd. Dit betekent dat je zelf kiest welke functionaliteiten je nodig hebt en dus niet betaalt voor functionaliteiten die je niet gebruikt. Voor meer informatie over de Asperion software kun je hun website bezoeken en als je de boekhoudsoftware vrijblijvend wilt proberen, dan kun je een 30 dagen proefabonnement aanvragen. Bij dit proefabonnement krijg je ook 30 dagen gratis de webshop koppeling, zodat je alle functionaliteiten kunt testen. 

Staat jouw ERP systeem niet in bovengenoemde lijst? Wij kunnen hoogstwaarschijnlijk wel een koppeling realiseren tussen jouw ERP systeem en jouw webshop. Neem gerust contact met ons op via het contactformulier.