Hoe je leveranciersdata normaliseert zonder dat het je tijd kost
Tyrone
6 minuten
Bij veel groothandels begint e-commerce nog gewoon met Excel. De ene leverancier noemt een veld “productnaam”, de andere “description”. Weer een andere leverancier stuurt driebestanden aan, en leverancier vier verandert volgende maand ineens de kolomindeling. Herkenbaar? In de nieuwste aflevering van de Groothandel e-commerce podcast schuift Tomas Hesseling aan, oprichter van SDM Portal, een platform dat precies dit probleem aanpakt.
Wat is een SDM Portal eigenlijk?
SDM staat voor Supplier Data Management. Thomas werkt al ruim twintig jaar in de e-commerce en zag bij vrijwel elk bedrijf hetzelfde patroon: organisaties zijn vaak al goed uitgerust met een PIM-systeem, ERP-koppelingen en andere losse oplossingen in het composable landschap, maar lopen keer op keer vast op de inkomende kant — het verwerken van productdata die van leveranciers komt. Elke leverancier levert net weer op een andere manier aan: andere kolomnamen, andere waarden (de één noemt een kleur “zwart”, de ander “black”, een derde “001”), en een andere bestandsindeling. SDM Portal is speciaal gebouwd om die inkomende leveranciersdata slim, efficiënt te profileren, te optimaliseren en te beheren.
Hoe werkt het in de praktijk?
Stel: je bent een groothandel met 50 leveranciers, die allemaal op hun eigen manier aanleveren — Excel, CSV of via een API. Zodra een bestand wordt geïmporteerd in SDM Portal, maakt de applicatie een eerste automatische analyse van de velden. Vervolgens kom je in een visuele editor terecht, waarin je de kolommen van het leveranciersbestand letterlijk met lijntjes verbindt aan de velden van je PIM-systeem (SDM Portal is op dit moment compatibel met beide versies van Akeneo, Ergonode en Pimcore).
Waar nodig gebruik je transformatieblokken: bijvoorbeeld om waarden te mappen (leverancierscode “001” wordt “black” in je PIM), om waarden te splitsen of samen te voegen, of om eenheden om te rekenen (gram naar kilogram, bijvoorbeeld). Voor complexere gevallen is er een compilatieblok waarin je — vergelijkbaar met een AI-prompt — in gewone taal beschrijft wat je wilt bereiken, waarna daar op de achtergrond een concrete business rule van wordt gemaakt. Handig detail: dit is allemaal bedoeld voor mensen zonder programmeerervaring die gewoon visueel een mapping willen maken — precies het werk dat nu vaak nog handmatig in Excel gebeurt.
AI als versneller, niet als motor
Een belangrijk verschil met concurrerende oplossingen (waaronder de ingebouwde supplier-data-tools van sommige PIM-systemen zelf): SDM Portal gebruikt AI niet als vertrekpunt, maar puur om het eenmalig opzetten van een profiel te versnellen. Bij het aanmaken van een nieuw importprofiel kan het systeem op basis van herkenning en eerdere profielen alvast een mapping voorstellen, die je als mens vervolgens vastlegt in vaste regels. Daarna draait het proces gewoon op basis van die vastgelegde code — niet telkens opnieuw via een AI-model. De reden: AI geeft niet elke keer exact hetzelfde antwoord, en voor een proces dat uiteindelijk data naar de front-end van je webshop of een ander kanaal stuurt, wil je die betrouwbaarheid en voorspelbaarheid wel hebben. De laatste controle blijft bovendien altijd bij een mens.
Omgaan met wisselende en onvolledige leveranciersdata
Voor terugkerende aanleveringen (denk aan een leverancier die elke maand een bijgewerkt Excel-bestand stuurt) krijgt elk profiel in SDM Portal een eigen, uniek e-mailadres. Je kunt het bestand handmatig doorsturen, of een doorstuurregel instellen in je mailprogramma. Vervolgens checkt het systeem of de structuur nog overeenkomt met de eerder gemaakte mapping. Er zijn drie manieren om hiermee om te gaan: altijd doorgaan ongeacht wijzigingen, elke import altijd handmatig laten goedkeuren, of — de meest praktische optie — auto-accept, waarbij het bestand automatisch wordt verwerkt zolang er geen structurele wijzigingen zijn in kolommen of waarden. Verandert er wél iets structureels, dan gaat het bestand terug naar de oorspronkelijke profielbeheerder.
Voor samenwerking binnen een team is er een ingebouwde Kanban-achtige workflow: een medewerker maakt een profiel aan en schuift het door naar “goedkeuring”, waarna een manager het kan controleren en accepteren voor test- en vervolgens productieomgeving. Komt er nieuwe wijzigende data binnen op een al geaccepteerd profiel, dan springt de taak automatisch terug naar “to-do” zodat de juiste persoon de wijziging oppakt.
Ook onvolledige of matige productdata is opgevangen: je kunt zelf aangeven welke kolommen verplicht zijn om te mappen en welke optioneel, zodat optionele velden niet meetellen voor de compleetheid van een import. Sinds kort (op het moment van de opname nog in bèta) is er ook een AI-uitbreiding om content te verrijken: op basis van een aantal kerncolommen kun je met een prompt bijvoorbeeld een korte of lange productomschrijving of titel laten genereren, en er is een vertaalfunctie om binnenkomende data te vertalen. Dat laatste is vooral relevant voor de open source-versie van Akeneo, omdat daar (in tegenstelling tot Pimcore en Ergonode) nog geen AI standaard is ingebouwd.
Waarom niet gewoon je PIM-systeem gebruiken?
Een logische vraag: waarom heb je hier een los platform voor nodig, terwijl de meeste PIM-systemen toch ook een API en een importfunctie voor Excel of CSV bieden? Volgens Thomas zit het verschil in de hoeveelheid leveranciers die groothandels vaak hebben en in de intelligentie die nodig is om al die verschillende aanleveringen te normaliseren — iets waar standaard PIM-import doorgaans niet op is ingericht. Sommige PIM’s, zoals Ergonode, bieden weliswaar een eigen SaaS-oplossing voor supplier data management, maar daar hangt al snel een prijskaartje van €35.000 tot €40.000 per jaar aan — waarbij de vraag is welk deel daarvan je daadwerkelijk nodig hebt. SDM Portal richt zich specifiek en gefocust op het normaliseren van leveranciersdata voor je PIM-platform.
De doelgroep is dan ook nadrukkelijk niet de programmeur, maar de gemiddelde data-beheerder of e-commerce manager: door een gebruiksvriendelijke applicatie wordt dit werk breder uitvoerbaar binnen een organisatie, in plaats van afhankelijk te zijn van schaarse technische kennis.
Blijft Excel over vijf jaar nog relevant?
Gevraagd naar de toekomst — gaan we over vijf jaar nog steeds Excel-bestanden krijgen, of praten AI-agents straks gewoon met elkaar? — is Thomas nuchter. Hoewel hij als e-commerce-liefhebber hoopt op een wereld vol AI-agents, laat de praktijk zien dat de adoptiegraad van AI bij veel bedrijven nog laag is, ook jaren na de release van tools als ChatGPT. Zolang bedrijven nog volop met Excel werken, blijft een oplossing als SDM Portal nuttig. Bovendien is het, met het oog op kosten, efficiënter om AI vooral in te zetten voor het eenmalig ontdekken van patronen en structuur, en daarna het proces via vaste code te laten draaien — in plaats van bij elke run opnieuw dure AI-tokens te verbruiken.
Meer leren over CDP?
Benieuwd hoe SDM Portal jouw groothandel kan helpen met leveranciersdata? Schrijf je dan hier gratis in voor het Groothandel E-commerce Event op 29 september. Daar spreek je met verschillende experts, waaronder SDM Portal, en krijg je de kans om al je vragen te stellen!
Benieuwd naar de hele aflevering? Beluister de podcast op een van de volgende platformen:
